Waarom is deze verandering nodig?

Toen we in 2013 aan de fusie werkten wisten we al goed dat de tekening van de organisatie zoals we die toen maakten, niet voor eeuwig zou zijn. Maar dat het wel een noodzakelijke stap was om van twee organisaties één te maken.

Het is al vaak gezegd, maar we zien tegenwoordig vaker heel complexe situaties, waarin je moeilijk op elk moment strikt kan afbakenen wanneer iemand van de ene naar de andere hulpverleningsmodule moet overgaan. Wij waren georganiseerd in inhoudelijke teams, maar merkten dat we zelf intern niet altijd konden waarmaken wat we vinden dat we moeten doen, namelijk het voorzien van naadloze overgangen in welzijnstrajecten.

Ook met lokale partners wilden we sterker kunnen samenwerken. We steken graag en veel energie in ons netwerk. Maar samenwerking komt vaak concreet tot stand tussen een aantal mensen. Dan is het belangrijk dat je elkaar goed kent. Dat je weet wie wie is en dat je elkaar snel kan aanspreken. Daar was er zeker nog ruimte voor verbetering.

Dus moet je naar jezelf durven kijken en je organisatiestructuur durven onder de loep nemen. Dat hebben we in 2017 en 2018 volop gedaan.

In 2017 was er een piloottraject in Tienen. Waarom die aanpak?

Volgens mij kan je verandering maar op één manier goed in gang zetten, namelijk door te starten en iets te doen. Door daarin duidelijk aan te geven in welke richting het moet gaan. En dan de ruimte te geven en de tijd te nemen om daarrond een kader te zetten.

Je moet niet blindelings in het onbekende springen, maar je moet wel springen.

Daar hebben we misschien nog teveel schroom voor. Je kan niet alles eerst haarfijn uitleggen en definiëren voordat je begint. Je zal onderweg toch altijd iets moeten aanpassen. Bovendien overtuig je mensen niet met alleen woorden en theorie, maar vooral door hen te laten ervaren wat iets met zich meebrengt, zowel de goede als de minder goede dingen.

Het piloottraject in Tienen heeft laten zien dat een ander soort samengesteld team werkt. Dat er kansen zitten in muurtjes afbreken, omdat onze cliënten ermee gebaat zijn. Doordat collega’s een situatie samen oppakken en vanuit verschillende expertises samen bekijken wat een gezin kansen kan bieden. Of in duo aan de slag gaan. Doordat collega’s zich samen verantwoordelijk voelen, kunnen we meer en vlotter waarmaken wat nodig is voor de cliënt.

Dat kan door meer eigenaarschap aan een team te geven over hoe zij hun werk uitzetten, organiseren en samen oppakken. Door het piloottraject in Tienen hebben we gemerkt dat dat niet zomaar vanzelf gaat. Dat opvolging nodig is en dat je tijd en ruimte moet maken voor die nieuwe teamsamenstelling en nieuwe afspraken.

In 2018 werd het proces verder ondersteund door Flanders Synergy. Hoe kijk je daarop terug?

Ik ben ongelofelijk dankbaar dat we met Flanders Synergy hebben kunnen samenwerken. Zonder hen waren we er niet geraakt. Want het was veel om uit te werken. Door hun ondersteuning konden we in het hele veranderproces vasthouden aan een traject, aan een systematiek en een aantal stappen die we grondig moesten uitwerken.

Het feit dat er iemand is die dat bewaakt en mee opvolgt, is van enorme waarde. Zij hebben ervaring in Innovatieve Arbeids Organisatie (IAO) en dus brachten zij heel wat interessante concepten, modellen en schema’s binnen waar wij mee aan de slag konden.

We kwamen regelmatig samen met de hele kerngroep, maar bereidden tussen de bijeenkomsten met veel kleine groepjes intensief dingen voor. Zo konden we grondig werken en steeds met oog voor het totaalbeeld.

Op die manier kregen we ook steeds meer gedragenheid in de kerngroep. Een gedragenheid die er begin 2017 nog niet was, maar intussen wel omdat je intensief samenwerkt aan hetzelfde verhaal.

2019 is het jaar van de implementatie. Wat zal dat met zich meebrengen?

De cliënten zijn er. Ze staan elke dag voor onze deur. Daar gaan we dus gewoon verder aan de slag. Maar wel in nieuwe teams. Uiteraard zal er wel nog wat gesleuteld moeten worden.

De organisatie wordt een beetje platter en breder. Op die manier willen we meer eigenaarschap geven aan medewerkers, meer ruimte ook en verantwoordelijkheid voor het geheel. Dat is nodig om je werk goed te kunnen doen en om je goed te voelen in je werk. Ik hoop dat dat zo meer kan.

We hebben alle mogelijk op te nemen rollen in de organisatie heel expliciet gedefinieerd. Het is de bedoeling dat die rollen worden toegekend aan collega’s op basis van hun competenties, talenten en goesting. Zo kunnen zij zelf ook mee hun job vormgeven.

Verder denk ik echt dat het voor lokale partners en overheden een zegen is dat er lokaal één gezicht is van het CAW. Iemand die je kan aanspreken en waarmee je samen dingen kan uitzetten. Op die manier kan je binnen éénzelfde CAW en binnen éénzelfde missie en visie verschillende praktijken krijgen, geënt op lokale opportuniteiten, mogelijkheden en tekorten.

We kunnen niet stilstaan. Lokaal wordt er op ons gewacht om dingen te kunnen doen. Verandering is onze zijnsmodus op de eerste lijn. Niet dat we daar te licht moeten overgaan. Ik weet dat dat veel tijd en energie vraagt van medewerkers.

Welke zijn jouw ultieme tips voor anderen die zo’n verandering willen maken?

1. Doe al kleine dingen.
2. Maak er geen driejarenproces van.
3. Doe het met een voldoende grote groep.
4. Laat je extern begeleiden zodat je stapsgewijs werkt en steek er veel tijd in.

Nieuw

Op 4 februari opent CAW Oost-Brabant zijn nieuwe plek in Aarschot. Vanaf dan is iedereen welkom in de Amerstraat 19.

Als lokale partner kan u voortaan terecht bij de volgende aanspreekpersoon in uw regio:

• Regio Aarschot – Katrien Willems
• Regio Diest – Godelieve Winckelmans
• Regio Tienen – Pamela De Dobbeleer
• Regio Leuven – Lieve Polfliet